第一次写IT设备采购招标文书，应该怎么做？
随着数字化浪潮的不断洗礼，企业的IT采购需求每年也在不断增加。为了采购到价格更优、质量更好、更有保障的产品或服务，公开招标或是邀请招标的采购方式成为了更多企业的选择。
而采购招标的重点就是写好招标文书，一份清晰、准确、规范的采购招标文件，不仅可以帮助供应商明确采购的需求，确保供应商执行合同，更能够帮助企业筛选出优质的供应商，规避后续的误解和纠纷，使得采购过程更加公平合理。
那么IT设备采购招标文书究竟该怎么写？快跟熊局一起来学习一下吧~
招标策划是开展招标活动的事先计划和准备，是确保招标投标活动质量的基础和保障。因此，招标文件编制前应先进行策划工作。
01
明确招标目的和目标
包括采购物品的规格、数量、质量、交付时间、费用预算等。
02
确定招标方式
根据采购物品的性质、金额、采购策略等因素，确定招标方式，如公开招标、邀请招标、竞争性谈判等。
03
调研潜在投标人
调研潜在投标人是为了解掌握拟参与招标竞争的潜在投标人的数量、规模实力、人员资质、技术装备、供货业绩等。通过调研潜在投标人，为招标项目标段划分、明确招标要求、拟定评标办法等提供可靠充分的依据。
04
研究同类项目招标经验
研究分析已完成的同类招标项目情况，包括投标人竞争情况、投标报价及投标方案、否决投标、异议甚至招标失败、合同签订后执行情况等。通过经验反馈，为本次招标活动提供参考，避免相同或类似问题重复发生。
05
分析标包划分及采购要求
招标项目标包划分是指将若干同类或类似项目合并成一个项目或将一个项目拆分成不同项目实施招标采购。标包划分对潜在投标人参与投标竞争的意愿、投标报价、招标成本等有重要影响。
招标项目的采购要求包括供货范围及边界、合格投标人的资格条件、响应要求等内容。采购要求清晰明确、适宜合理，才不会造成潜在投标人的误解误读，有利于其对招标文件做出恰当的响应。
06
拟定评标的办法和标准
评标办法是评价投标文件的规则、方法和程序，也是招标人采购目标的直接体现。因此，在符合招标投标法及其规范的前提下，招标人应根据招标项目的特点编制有针对性的评标方法。此外还可以提前拟好评标标准，包括价格、质量、服务、技术水平等，以确保评标的公平、公正、透明。
07
制定招标时间表
制定招标时间表，包括招标公告发布、投标截止日期、开标日期等，确保招标过程按照计划进行。
08
确定招标费用
确定招标费用，包括印刷费、广告费、评审费等，以确保招标的成本合理。
当然不同的采购项目和公司可能会有一些不同的要求和细节，企业应根据实际情况进行具体的策划。
编制「IT设备采购招标文件」
招标文件一般由招标公告或投标邀请书、投标人须知、评审办法、技术要求、合同文本以及其他相关附件等组成。
招标公告的内容通常包括项目概况、投标人资格条件、招标文件的获取、答疑的时间、投标文件的递交、发布公告的媒介（适用公开招标）、确认是否参加投标（适用邀请招标）等。
其中，招标人应重点关注「投标人资格条件」的设定，具体如下：
企业资质：要求供应商具有合法的注册资格，具有独立法人地位，能够独立承担法律责任。
经营范围：要求供应商的经营范围符合采购需求，具备供应采购物品的能力，并提供相关证明文件。
供货能力：要求供应商具备供应采购物品的能力，包括生产能力、技术水平、人员设备等，并提供相关证明文件。
财务状况：要求供应商具有良好的财务状况，具备履行合同所需的资金和能力，并提供相关财务报告和资金证明。可对投标人的负债经营能力、短期偿债能力以及盈利能力状况等财务指标作出规定。
信誉状况：要求供应商具有良好的信誉状况，未被列入失信被执行人名单，并提供相关证明文件。一般包括投标人履行合同的市场信誉情况和银行资信状况。
业绩要求：如果招标项目需要以投标人的类似项目的业绩、奖项作为评标标准的，可以从项目本身具有的技术管理特点需要和所处自然环境条件的角度对潜在投标人提出类似项目业绩要求或评标标准，同时应考虑具有类似项目业绩条件的潜在投标人数量能够保证竞争。
其他特殊要求：根据采购项目的特殊要求，可能还需要供应商提供其他相关证明文件。
当然根据不同的采购项目和招标要求，可能会有一些不同的要求。在制定供应商资格要求时，需要结合采购需求和采购策略，确保供应商具备履行合同的能力和信誉，以确保采购过程的顺利和结果优良。
注：某公司招标公告—投标人的资格要求
投标人须知主要是阐明招标投标活动应遵循的一些程序规则，以及对编制、递交投标文件等投标活动的要求，由正文及其前附表两部分组成，一般包括以下内容：总则、招标文件、投标文件、投标、开标唱价、评审、授予合同、重新招标和不再招标的情况，以及需要补充的其他内容等。
其中前附表是对正文内容的进一步细化和补充。招标人可以在前附表中进一步明确正文中的未尽事宜。招标人应结合招标项目具体特点和实际需要编制和填写前附表的内容，但不得与正文内容相抵触。
注：某公司招标文件
投标人须知前附表部分内容
评审办法部分的编制一般由评审依据、评审保密、投标文件初步评审和详细评审、评审结果等部分组成。招标人应根据招标项目具体特点和实际需要，详细列明全部审查或评审因素、标准，没有列明的因素和标准不得作为评标的依据。
此外，招标人应重点关注评审标准的编制。评审标准分为初步评审标准、详细评审标准。
形式上的：投标人名称与营业执照、资质证书的一致性；投标函签字盖章、投标文件格式是否符合招标文件关于“投标文件格式”的要求；允许联合体投标的，其是否提交联合投标协议；不允许提交备选方案的，其报价是否唯一等。
资格方面的：投标人提供的营业执照等是否有效；资质、财务、业绩、信誉等情况是否满足招标文件的要求；允许联合体投标的，其是否满足招标文件对联合体投标的要求；是否存在禁止投标的情形；投标设备制造商的资质、业绩等是否满足招标文件的要求等。
注：某公司招标文件—初步评审标准
详细评审标准则一般以综合评分的方式体现，评分项目涵盖了资质和维护等级认证、同类业绩、技术参数和指标要求、供货承诺和额外服务承诺、投标文件质量和报价等方面。
注：某公司招标文件—详细评审标准表格
IT设备采购招标文件的技术要求通常比一般采购项目更为特殊。在编制技术要求时，需要特别注意以下几点——
明确技术规范和条件，避免含糊不清或存在歧义的描述。
确保技术要求与实际需求相符合，避免过于严格或过于宽松。
考虑到未来的扩展和升级，预留一定的升级空间。
对于技术支持和服务，要求供应商提供详细的支持和保障方案。
对于技术方案和技术合同，要详细规定各方的权利和义务，避免发生争议。
在此基础上，可将技术要求按照基本要求和详细要求分别进行编制。其中基本要求通常是指一些通用的、共同的技术要求，例如符合相关的国家、行业标准、质量保证等。
而详细要求则是指特定的、具体的技术要求，可以按照产品的总体要求、最低产品参数配置、设备维护要求和货物数量进行编制。
产品的总体要求通常包括产品的基本特点、性能指标、安全性等方面的要求。
最低产品配置参数要求通常包括产品的具体配置、技术参数、功能等方面的要求。
设备维护要求通常包括设备的保修期限、技术支持、维修保养等方面的要求。
货物数量则是根据采购的数量进行要求。
注：某公司招标文件—技术详细要求
以上的编写方式可以让投标方更加清晰地了解技术要求，从而更好地提供解决方案。
合同条款及格式的编制由定义、合同标的、供货范围时间和地点、合同价格及付款方式、包装和标记、技术服务和联络……技术支持及培训等等内容组成。招标人可根据招标项目的具体内容，来规定供应商与招标人之间的技术条款和协议。
☞在编写IT设备采购招标文件的合同条款及格式时，以下是一些需要注意的事项：
明确合同双方的权利和义务：合同双方包括供应商和采购方，在合同条款中应当明确双方的权利和义务，包括供应商需要提供的产品或服务、交付方式、售后服务等，以及采购方需要支付的款项、交付时间等。
明确合同金额及支付方式：合同中应当明确采购设备的合同金额、支付方式、付款期限等，避免产生支付方面的争议。
明确设备技术规格和标准：合同中应当明确采购设备的具体技术规格和标准，包括硬件配置、软件版本、技术参数等，避免设备不符合采购要求或者不兼容。
明确设备质量保证和售后服务：合同中应当明确供应商提供的设备质量保证和售后服务内容，包括保修期限、维修范围、备品备件等，以保证设备在使用过程中的稳定性和可靠性。
明确合同违约条款：合同中应当明确双方违约的责任和后果，包括违约金、损失赔偿等，以约束双方遵守合同约定，避免产生违约行为。
使用术语统一规范：合同中使用术语应当统一规范，避免产生歧义或误解。同时，应当使用明确的文字表述，避免过于简单的语言导致合同条款不够严谨。
审查合同条款的合法性：合同条款应当符合法律法规和行业规定，确保其合法性和有效性，避免产生法律风险。
以上是编写IT设备采购招标文件合同条款及格式时需要注意的一些事项，以确保合同内容的准确、完整、清晰，避免产生争议或风险。
编制完招标文件，记得校对与审核
为确保招标文件的质量，招标人应当建立质量管控体系，其中校对和审核是编写招标文件过程中不可或缺的环节，可以通过多角度、多层次的检查和验证，以确保招标文件的合法合规、清晰准确和完整。以下是一些关于如何进行校对和审核的注意事项：
校对主要是对招标文件的内容进行逐字逐句地检查和修改，以确保文件内容准确、语言流畅、无错别字、标点符号正确等。校对时，可以请同事或专业人员帮忙，从不同角度来检查文件内容，发现并纠正错误或不一致的地方。
审核主要是对招标文件的政策、法规、技术规格、合同条款等方面进行审查和验证，以确保文件内容符合国家法规、行业规定和采购标准。审核时，可以参考相关政策法规、技术规范、合同范本等文件，对文件中的相关内容进行比对和验证，确保文件的合规性和有效性。
审查主要是对招标文件的完整性、规范性和逻辑性进行审核，以确保文件内容清晰、条理分明、结构合理、无遗漏或重复。审查时，可以检查文件的目录、编号、字体、排版等方面，确保文件的规范性和易读性。
审批主要是对招标文件的权威性和合法性进行审核和验证，以确保文件内容准确、合法、有效。审批时，可以请法律顾问、技术专家或相关管理部门对文件进行审核和验证，确保文件的合法性和有效性。
跟着上面的"准备—编制—复核"三步骤来编制招标文书，你现在学会了吗~
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